Использование электронного документооборота с контрагентами ускорило обмен документами до 75%, снизило количество ошибок и времени на подготовку и отправку деловых бумаг.
Торговая сеть «Семья» на сегодняшний день включает 35 универсамов «Семья» и 4 магазина шаговой доступности «Экспресс Семь». Магазины работают во всех городах Калининградского региона. Управление распределенной сетью осуществляется с помощью программного продукта «1С-Рарус: Торговый комплекс. Продовольственные товары». Руководство сети «Семья» постоянно совершенствует торговые и управленческие технологии, оптимизирует бизнес-процессы с целью повышения производительности труда и конкурентоспособности бизнеса.
В 2014 году руководство Торговой сети «Семья» решило запустить в работу EDI-сервис «1С-Сеть» .
Об основных этапах и особенностях развития EDI-системы рассказал Вячеслав Бельчиков, руководитель управления информационными технологиями торговой сети «Семья». По его словам, изначально работа с поставщиками в торговой сети была построена по классической схеме — все заказы отправлялись по электронной почте. Сталкивались с рядом трудностей: за почтой никто не следит, письмо может не дойти, поставщик может умышленно сказать, что письмо не получил, или же оно дошло с какими-то ошибками.
«У нас не было никаких мер воздействия на поставщика. Параллельно нам требовалось упростить процедуру приема товара в магазине. Возникла необходимость в получении накладных от поставщиков. Так как формы накладных у всех разные, довольно проблематично получать и сверять их по электронной почте. В результате мы стали смотреть, какие решения могут упростить нашу работу и обратились в «1С-Рарус»», — прокомментировал Вячеслав Бельчиков, руководитель управления информационными технологиями торговой сети «Семья».
Сотрудники компании «1С-Рарус» предложили активировать EDI-сервис «1С-Сеть» в учетной системе «1С-Рарус:Торговый комплекс. Продовольственные товары».
«Предложенный сервис уже был встроен в нашу учетную систему. Не требовалось никаких дополнительных затрат для начала работы по электронному документообороту с нашими партнерами. Более того, многие поставщики уже были подключены к этому сервису», — пояснил Вячеслав Бельчиков.
Проект был разделен на несколько этапов. Во-первых, необходимо было перевести отправку электронных заказов торговой сети с электронной почты в область EDI. Второй этап – получение от поставщиков электронных накладных посредством технологий EDI.
Сегодня к электронному обмену подключено уже около 60 поставщиков ТД «Семья». Использование электронного документооборота с контрагентами ускорило обмен документами до 75%, снизило количество ошибок и времени на подготовку и отправку деловых бумаг. Среди явных «плюсов» от работы сервиса – перестали теряться заказы. Представители Торговой сети на 100% уверены, что заказы поставщики получают именно в том виде, в котором они были отправлены. «Семья» получает положительные отзывы и от поставщиков – им стало удобнее работать. Если раньше приходилось подстраиваться под документ, который им отправляли по электронной почте, то сегодня они получают заказы в универсальном формате, независимо от учетной системы предприятия.
«Считаем, что электронный документооборот – это одно из перспективных направлений для развития, которое не ограничивается EDI, а охватывает область юридически значимых документов и отчетность в государственные органы. Мы будем прикладывать все усилия, чтобы активно работать в этом направлении совместно с компанией «1С-Рарус»», — подытожил Вячеслав Бельчиков.
